E-Mail-Adresse einmal eingerichtet ist, wird sie oft jahrelang mehr oder weniger nebenbei genutzt. Sie wird zum Beispiel für Kundenkonten, in Apps und auch auf Behördenportalen angegeben. Während die E-Mail früher vor allem eine Art digitaler Brief war, hängt heute deutlich mehr daran. Wer zum Beispiel online etwas bestellt, einen Vertrag im Internet abschließt oder sein Passwort zurücksetzen möchte, landet fast immer wieder beim eigenen Mail-Postfach.
Mehr als ein Kontaktweg Von vielen Online-Diensten wird die Mail als ein fester Nachweis betrachtet. Über sie werden neue Kunden bestätigt oder Sicherheitscodes empfangen. Daher gehört die eigene Mail-Adresse zur digitalen Grundausstattung. Geht der Zugriff auf das eigene Mail-Postfach verloren, ist davon oft weit mehr als nur die digitale Kommunikation betroffen. Kriminelle können sich dann in vielen Fällen Zugriff auf weitere Online-Konten, sensible Kundendaten und persönliche Informationen verschaffen.
Passwort-Links und falsche Sicherheit Wenn Probleme auftreten, zeigt sich, wie wichtig die eigene E-Mail-Adresse ist. So wird zum Beispiel ein Link zur Wiederherstellung gesendet, wenn ein Passwort vergessen wurde. Auch wenn eine verdächtige Anmeldung bei einem Online-Anbieter erkannt wurde, erhält der Kontoinhaber in der Regel eine Nachricht per E-Mail. Damit ist das E-Mail-Konto quasi eine Art Sicherheitszentrale, die es gut zu schützen gilt. Das kann durch verschiedene Dinge geschehen:
• Mail-Adresse bei einem seriösen Anbieter
• sichere Passwörter
• Zwei-Faktor-Anmeldung
• vorsichtiger Umgang mit Links und Anhängen
• getrennte Adressen für wichtige und weniger wichtige Konten
Insbesondere auf sogenannte Phishing-Mails muss geachtet werden. Diese nutzen die Logos und Namen von realen Anbietern. Der Nutzer soll dadurch zur Eingabe von Passwörtern und anderen Daten verleitet werden.
Ordnung zwischen Konten und Dokumenten Zwar wirkt es bequem, eine einzige Adresse für alle Online-Aktivitäten zu haben. Auf Dauer kann es allerdings unübersichtlich werden, wenn zum Beispiel Newsletter vom Online-Kaufhaus und wichtige Mitteilungen der Bank nebeneinander im E-Mail-Postfach landen. Daher ist es sinnvoll, mehrere Ordner oder gleich verschiedene E-Mail-Adressen für unterschiedliche Aktivitäten anzulegen. So kann es zum Beispiel eine offizielle Mail-Adresse, eine Adresse für Online-Käufe und eine für alles andere geben.
Insbesondere da sich auch die Bürokratie in den kommenden Jahren voraussichtlich zunehmend ins Internet verlagern wird und die digitale Unterschrift sogar bereits heute möglich ist, ist die Trennung zwischen offiziellen Dingen und Aktivitäten, die weniger Sicherheitsvorkehrungen erfordern, dringend anzuraten.
Datenschutz beginnt früher als gedacht Beim Schutz der E-Mail-Adresse geht es nicht nur darum, ob jemand eine Nachricht lesen kann. Es geht auch um Tracker, Werbemails, Datenverknüpfungen und die Frage, welche Dienste überhaupt Zugriff auf persönliche Informationen erhalten. Manche Mail-Anbieter finanzieren sich über Werbung, andere setzen stärker auf Datenschutzfunktionen. Der Unterschied ist nicht immer sichtbar. Er kann aber wichtig werden, wenn sensible Vorgänge über dieselbe Adresse laufen.
Eine Adresse begleitet viele Jahre Eine E-Mail-Adresse wird selten so bewusst ausgewählt wie ein neues Smartphone oder ein Bankkonto. Trotzdem begleitet sie viele Menschen länger als die meisten Apps. Sie wandert von Gerät zu Gerät, bleibt in alten Verträgen stehen und taucht in längst vergessenen Kundenkonten wieder auf. Das kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. Eine stabile Adresse, ein geschütztes Postfach und etwas Ordnung machen den digitalen Alltag nicht aufregender, aber verlässlicher.